Автоматизированная информационная система "Муниципальные услуги: Одно окно 7.7"

 Назначение системы

Информационная система охватывает следующие технологические процессы учреждения, оказывающего услуги государственные и муниципальные услуги по отделам(этапам):
1. Организация очереди клиентов - обслуживание клиентов на начальном этапе (в зале ожидания) – распределение по направлениям и сотрудникам приема;
2. Прием документов, печать всей необходимой документации (заявление, расписка о приеме документов, дополнительная расписка о приеме документов, наклейка на дело, лист согласования, разовый договор на оказание услуг, долгосрочный договор, счет, акт выполненных услуг, договор безвозмездной передачи жилого помещения, отказ от участия в приватизации жилого помещения), формирование пакета документов - дела;
3. Юридическая оценка принятых документов;
4. Обработка дела (анализ и назначение списка согласующих организаций и (или) структурных подразделений администрации города, составление сопроводительных документов к согласованиям и копиям, направление запросов и контроль оперативности ответов, формирование бланка разрешения, отказа или уведомления);
5. Сопровождение и контроль документов в согласующих организациях и структурных подразделениях администрации города.
6. Выдача документов заявителям и контроль предъявляемых платежных документов;
7. Сдача в архив, сопровождение архива;
8. Контроль перемещений дел от сотрудника к сотруднику, и между учреждением и согласующими организациями.
9. Формирование статистических отчетов для нужд руководства организации, структурных подразделений администрации города и сторонних органов и организаций;

Примечание: Необходимо понимать, что автоматизированная информационная система представляет собой набор связанных алгоритмов и должна быть доработана под особенности оформления документов и прочие особенности учреждения.

Пример разработки АИС для оказания услуг населению в МУ г.Рязани "Центр предоставления муниципальных услуг"


Для муниципального учреждения г.Рязани "Центр предоставления муниципальных услуг" была разработана информационная система предназначенная для комплексной автоматизации деятельности учреждения с целью эффективного исполнения возложенных на него функций.

В составе АИС реализованы следующие функциональные подсистемы:

• Подсистема «ОРДЕРА» – предназначена для автоматизации деятельности МУ по приему документов от заявителей для оформления разрешения на производство земляных работ, ввода параметров заявлений и прочей необходимой информации, печати документов по установленным образцам согласно нормативным документам по данному направлению, контролю нахождения документов внутри организации и за ее пределами, назначения списков организаций согласований, контроля сопровождения документов в согласующих организациях, оформления выдачи документов, хранения архивных дел, выдачи статистических и прочих отчетов за периоды по данным базы данных;
• Подсистема «ПЕРЕВОДЫ ЖНЖ» – предназначена для автоматизации деятельности МУ по приему документов от заявителей для оформления перевода жилого помещения в нежилое, ввода параметров заявлений и прочей необходимой информации, печати документов по установленным образцам согласно нормативным документам по данному направлению, контролю нахождения документов внутри организации и за ее пределами, назначения списков организаций согласований, контроля сопровождения документов в согласующих организациях, оформления выдачи документов, хранения архивных дел, выдачи статистических и прочих отчетов за периоды по данным базы данных;
• Подсистема «ПЕРЕВОДЫ НЖЖ» – предназначена для автоматизации деятельности МУ по приему документов от заявителей для оформления перевода нежилого помещения в жилое, ввода параметров заявлений и прочей необходимой информации, печати документов по установленным образцам согласно нормативным документам по данному направлению, контролю нахождения документов внутри организации и за ее пределами, назначения списков организаций согласований, контроля сопровождения документов в согласующих организациях, оформления выдачи документов, хранения архивных дел, выдачи статистических и прочих отчетов за периоды по данным базы данных;
• Подсистема «ПЕРЕУСТРОЙСТВО/ПЕРЕПЛАНИРОВКА» – предназначена для автоматизации деятельности МУ по приему документов от заявителей для оформления переустройства и (или) перепланировки помещений, ввода параметров заявлений и прочей необходимой информации, печати документов по установленным образцам согласно нормативным документам по данному направлению, контролю нахождения документов внутри организации и за ее пределами, назначения списков организаций согласований, контроля сопровождения документов в согласующих организациях, оформления выдачи документов, хранения архивных дел, выдачи статистических и прочих отчетов за периоды по данным базы данных;
• Подсистема «САМОВОЛЬНОЕ ПЕРЕУСТРОЙСТВО/ПЕРЕПЛАНИРОВКА» – предназначена для автоматизации деятельности МУ по приему документов от заявителей для оформления согласования самовольного переустройства и (или) перепланировки помещений, ввода параметров заявлений и прочей необходимой информации, печати документов по установленным образцам согласно нормативным документам по данному направлению, контролю нахождения документов внутри организации и за ее пределами, назначения списков организаций согласований, контроля сопровождения документов в согласующих организациях, оформления выдачи документов, хранения архивных дел, выдачи статистических и прочих отчетов за периоды по данным базы данных;
• Подсистема «ВВОД В ЭКСПЛУАТАЦИЮ» – предназначена для автоматизации деятельности МУ по приему документов от заявителей для оформления приемки помещений после переводов из жилого в нежилое, перевода из нежилого в жилое, переустройства и (или) перепланировки, согласованного самовольного переустройства и (или) переустройства, ввода параметров заявлений и прочей необходимой информации, печати документов по установленным образцам согласно нормативным документам по данному направлению, контролю нахождения документов внутри организации и за ее пределами, назначения списков организаций согласований, контроля сопровождения документов в согласующих организациях, оформления выдачи документов, хранения архивных дел, выдачи статистических и прочих отчетов за периоды по данным базы данных;
• Подсистема «ИЗМЕНЕНИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЯ» – предназначена для автоматизации деятельности МУ по приему документов от заявителей для оформления внесения изменений в постановления Администрации г.Рязани, ввода параметров заявлений и прочей необходимой информации, печати документов по установленным образцам согласно нормативным документам по данному направлению, контролю нахождения документов внутри организации и за ее пределами, назначения списков организаций согласований, контроля сопровождения документов в согласующих организациях, оформления выдачи документов, хранения архивных дел, выдачи статистических и прочих отчетов за периоды по данным базы данных;
• Подсистема «ПРИВАТИЗАЦИЯ» – предназначена для автоматизации деятельности МУ по приему документов от заявителей для оформления безвозмездной передачи жилого помещения в собственность граждан, ввода параметров заявлений и прочей необходимой информации, печати документов по установленным образцам согласно нормативным документам по данному направлению, контролю нахождения документов внутри организации и за ее пределами, назначения списков организаций согласований, контроля сопровождения документов в согласующих организациях, оформления выдачи документов, хранения архивных дел, выдачи статистических и прочих отчетов за периоды по данным базы данных;
• Подсистема «ПРИВАТИЗАЦИЯ КЭЧ» – предназначена для автоматизации деятельности МУ по приему документов от заявителей для оформления безвозмездной передачи жилого помещения от федерального государственного квартирно-эксплуатационного учреждения "Рязанская КЭЧ района" Министерства обороны Российской Федерации в собственность граждан, ввода параметров заявлений и прочей необходимой информации, печати документов по установленным образцам согласно нормативным документам по данному направлению, выдачи статистических и прочих отчетов за периоды по данным базы данных;
• Подсистема «АРХИВ БЮРО» – предназначена для автоматизации хранения и получения статистической информации по принятым, обработанным и выданным документам МП «Бюро по обмену и бронированию жилой площади» по архивным подсистемам «Рекламные конструкции (МП)», «Аннулирование разрешения на рекламную конструкцию (МП)», «Ордера (МП)», «Переводы ЖНЖ (МП)», «Переводы НЖЖ (МП)», «Переустройство и (или) перепланировка (МП)», «Самовольное переустройство и (или) перепланировка (МП)», «Ввод в эксплуатацию (МП)», «Приватизация (МП)», «Приватизация КЭЧ (МП)», «Дополнительные услуги (МП)», «Обмен (МП)».

Краткое описание работы системы от приема документов до выдачи


Обработка дела происходит в отделе приема документов, юридическом отделе, отделе обработки документов, отделе контроля и сопровождения документов, отделе выдачи документов.
Заявитель обращается к сотруднику отдела приема документов. Сотрудник отдела приема начинает регистрацию в программе, создавая новый документ Дело. Номер дела присваивается автоматически, без связи с другими сотрудниками и является уникальным.
Таким образом, в каждом отделе упразднены отдельные журналы регистрации дел, в которые заносятся вручную данные дел и ставятся подписи сотрудников.
Далее сотрудник заполняет только те поля, которые нужны. При этом единожды заполненный адрес объекта (и иные параметры) будет выведен во всех документах, где должен.
После этого автоматически формируются печатные формы для наклейки на дело, заявления, расписки, листа согласования, и распечатывает нужное количество экземпляров каждого вида документов.
Расчет дат проведения работ, даты выдачи, даты действия паспорта сотрудник отдела приема проводится программой автоматически.
Расчет количества листов оригиналов и копий в расписке производится автоматически.
Все передачи дел из отдела в отдел производятся в программе (с автоматическим контролем наличия дела), путем ввода документа Передача дел и с возможностью распечатать акт передачи дел с автоматическим заполнением описания дела. В печатной форме есть графы для подписей передающего и принимающего лица. Передачи защищены от изменения.
Таким образом, в каждом отделе упразднены отдельные журналы передачи дел, в которые заносятся вручную данные дел и ставятся подписи передающих и принимающих сотрудников.
В отделе обработки документов назначается список организаций и структурных подразделений администрации города Рязани, в которых должны быть получены согласования/разрешения. Выбор согласующих организаций производится из отдельного справочника. Осуществляется печать подготовленного списка в виде Листа сопровождения пакета документов к заявлению.
Затем создаются документы Согласование и Ответ на согласование с возможностью печати сопроводительных писем со списками направляемых для согласования дел. Исходящие номера получаются автоматически.

Начальник отдела контроля и сопровождения получает дела от начальника отдела обработки документов для доставки в согласующие организации и контроля сроков согласования. Контроль соблюдения сроков на основании специальных отчетов, которые формирует программа. В отчете указана организация, время, отпущенное ей на согласование, количество оставшихся или просроченных дней.
После получения всех согласований, документы от начальника отдела контроля и сопровождения передаются в отдел обработки документов для составления разрешения, отказа или уведомления, которые являются результирующими документами и подаются для регистрации и подписи в структурные подразделения администрации города Рязани.
Кроме того, составляются и передаются копии разрешений/ отказов/ уведомления в некоторые заинтересованные структурные подразделения. Исходящие номера получаются автоматически.
После подписания и получения результирующего документа, он передается в отдел выдачи документов.
Выдача разрешения, отказа или уведомления производится после предъявления документов об оплате услуг. Контроль совпадения реквизитов документа об оплате производится сотрудником отдела выдачи по журналу выдачи автоматически, после нажатия на кнопку на форме документа Выдача дел.
По некоторым направления должен осуществляться контроль сроков получения заявителем. В случае невыдачи дел, должен формироваться список дел, о которых уведомляют почтой. Этот контроль осуществляется автоматически.

Решаемые внедрением ИС задачи:
- присвоение новых номеров для дел, с учетом специфики каждого направления;
- автоматизированный контроль при электронной передаче дел между сотрудниками;
- регистрация и учет всей информации по делу в электронном виде;
- оформление и печать всех необходимых форм документации по заложенным в программу образцам с учетом правил русского языка;
- устранения разнородности программного обеспечение (MS Office, 1С:Бухгалтерия и т.д.);
- унификация форматов документов, исключение большого количества механических ошибок при оформлении документов (заявлений, расписок, листов обхода, наклеек на дела и прочих);
- автоматический расчет сроков работ, выдачи и других;
- экономия трудозатрат, а значит и денежных средств на оплату труда по оформлению заявлений, дел, контроля сопровождения и других технологических процессов в МП;
- контроль времени нахождения в организациях, контроль запросов, система напоминаний о различных событиях (приостановках и т.п.);
- получение всевозможных отчетов и статистики по желанию сотрудников учреждения;